Programa científico
Estruturamos o programa, gerimos os convites e confirmações de oradores, e garantimos a coerência horária entre salas. Detetámos uma sobreposição de horários? Antecipamo-nos e propomos uma solução antes de ter de nos pedir.
O que tratamos
Seis frentes, todas com um responsável com nome.
Cada frente tem alguém da nossa equipa atribuído. Nunca fica a dúvida de quem trata do quê.
Secretariado
Gestão completa do balcão de check-in, validação e pesquisa de participantes, impressão de crachás, distribuição de documentação e entrega de relatórios diários de atividade.
Inscrições e participantes
Configuração e gestão integral do processo de inscrição, validação de pagamentos e atualização constante de bases de dados. Garantimos uma comunicação transparente com cada participante sobre o seu estado de registo.
Salas e logística
Alocação de salas, planeamento de sinalética e audiovisuais, montagem operacional, controlo de fluxos de entrada e saída, e implementação de planos de contingência robustos para qualquer imprevisto.
Oradores e convidados
Acompanhamento dedicado aos oradores desde o primeiro convite até ao dia do evento: gestão de biografias, recolha prévia de apresentações e acolhimento personalizado no local.
Patrocinadores e expositores
Gestão de parcerias e contrapartidas, coordenação de espaços de exposição e suporte logístico na recolha de contactos e ativação de marca no local.
Método
Seis passos, pela ordem em que acontecem.
Em cada etapa definimos com precisão as ações, os prazos e os responsáveis. É a diferença evidente entre um evento gerido e um evento improvisado.
- Passo 1
Alinhamento
Percebemos o evento, o público, as datas, a cidade e o orçamento disponível.
- Passo 2
Proposta
Apresentamos âmbito, equipa, calendário e a tecnologia de que o evento precisa.
- Passo 3
Programa
Fechamos sessões, salas e oradores, com prazo e responsável para cada confirmação.
- Passo 4
Preparação
Site e inscrições no ar, crachás impressos, sinalética produzida, ensaio com a equipa.
- Passo 5
Evento
Equipa em cada sala, acessos controlados, alterações resolvidas antes de darem nas vistas.
- Passo 6
Depois
Certificados enviados, estatísticas fechadas, balanço escrito e entregue.
No local
A receção do seu evento: ágil, digital.
É o primeiro ponto de contacto oficial com o participante. Desenvolvemos balcões equipados com pesquisa instantânea, emissão imediata de crachás e controlo rigoroso na entrega de materiais.
- Check-in por nome, email ou código QR
- Crachá impresso no momento, com etiqueta térmica
- Quiosques de autoatendimento para desanuviar o fluxo e evitar filas
- Registo automatizado da entrega de documentação, pastas e kits
- Perfis de equipa com acessos personalizados e emissão de relatórios diários
Quiosque de acreditação
Aproxime o código QR
O crachá é impresso em poucos segundos.
Entrega final
O legado do seu evento, em mãos.
O evento não termina quando as portas fecham. Termina quando lhe entregamos um dossier completo, rigoroso e pronto a decidir.
- Lista final de participantes, exportável
- Relatório de presenças por sessão
- Certificados emitidos e enviados
- Relatório financeiro das inscrições
- Estatísticas de check-in e de materiais levantados
- Balanço escrito, com recomendações para a próxima edição
Vamos começar pelo primeiro detalhe.
Partilhe connosco o tipo de evento, as datas e a localização. Apresentaremos uma proposta estruturada e o plano para as etapas seguintes.